Check je e-mail en brief (3e druk)

1 Hoe schrijf je moderne e-mails en brieven? 9

1.1 Vier uitgangspunten 9

Wees duidelijk en informatief 9

Wees enthousiast 10

Wees zorgvuldig 10

Wees snel 10

1.2 Wat vind je in dit boek? 12

Nieuw in deze versie 12

2 Recept voor een vraaggerichte e-mail: een driestappenplan 13

2.1 De eerste stap: denk na 13

Bepaal wat je wilt bereiken 13

Bepaal voor wie je schrijft 14

2.2 De tweede stap: schrijf de mail 14

K ies de hoofdindeling die past bij het doel 14

Verdeel de tekst in logische alinea’s 15

2.3 De derde stap: verbeter de kladversie 15

Loop de tekst na 15

Controleer de afwerking 16

2.4 E-mailvalkuilen: tuimel er niet in 16

Verstuur niet te veel cc’s en forwards 16

Wees voorzichtig met antwoord aan alle geadresseerden 17

Verstuur niet te snel 17

Gebruik voldoende tekst 18

3 Maak een hoofdindeling in drieën 20

3.1 De basisindeling van elke e-mail of brief 20

3.2 De eerste alinea 22

Wat zijn goede beginzinnen? 22

Wanneer zet je de hoofdboodschap niet voorop? 24

Welke beginzinnen moet je vermijden? 24

3.3 Het middendeel 26

3.4 De afronding 28

Ga in op het vervolg 28

Stel een vraag 29

Bied iets aan 29

En hoe sluit je af als de verhoudingen verstoord zijn? 30

4 Kies de opbouw die past bij de inhoud 31

4.1 Hoe schrijf je een slechtnieuwsbericht? 33

Begin indirect 33

Maak het negatieve nieuws bekend 33

Sluit neutraal of positief af 33

Houd de toon zakelijk 34

4.2 Hoe schrijf je een klacht? 36

Bereid de lezer voor 36

Formuleer de klacht 36

Doe je verzoek 37

4.3 Hoe schrijf je een reactie op een klacht? 37

Zorg voor een neutrale start 39

Bevestig de klacht 40

Geef er een positieve draai aan 40

4.4 Hoe schrijf je een mailing of oproep? 41

Een mailing schrijven 41

Zorg voor een goede eerste indruk 41

Grijp de aandacht 42

Doe een aantrekkelijk aanbod 42

Benoem de gewenste actie 43

Denk aan het PS 43

Een oproep schrijven: de lezer aanzetten tot actie 43

Wat wil je dat de lezer doet? 43

Bepaal hoe je de lezer motiveert 44

Benoem concrete acties en stappen 44

Maak de tekst glashelder 45

4.5 Hoe schrijf je een offerte? 45

Benut de onderwerpregel 46

Begin origineel 46

Beschrijf de vraag 46

Beschrijf het aanbod 47

Verpak de prijs strategisch 47

Nodig uit om te reageren 47

4.6 Hoe schrijf je een begeleidende e-mail? 48

Maak het doel duidelijk 48

Vertel wat je opstuurt 48

Nodig uit om te reageren 49

4.7 Hoe schrijf je een uitnodiging? 50

Noem de aanleiding en nodig de lezer uit 50

Herhaal de uitnodiging 50

4.8 Hoe schrijf je een sollicitatie? 51

Begin enthousiast 51

Formuleer positief 52

Schets een herkenbaar beeld 53

Nodig jezelf uit 53

Tot slot: laat je cv spreken 53

4.9 Een afwezigheidsbericht opstellen 54

5 Maak de rode draad zichtbaar 56

5.1 Behandel één onderwerp per alinea 56

Hoe bouw je alinea’s op? 57

Hoe begin je de alinea? 57

Hoe lang mag een alinea zijn? 58

Hoe zorg je voor samenhang binnen de alinea? 60

5.2 Breng overzicht aan met witregels, tussenkoppen en opsommingen 61

Witregels 61

Tussenkopjes 61

Opsommingen met vette stippen of genummerde items 62

6 Kies de juiste toon en stijl 64

Maak je tekst zo begrijpelijk mogelijk 64

6.1 Formuleer eigentijds 65

Vermijd clichés 66

Vermijd ouderwetse woorden 66

Pas op met oude naamvalsvormen 67

Vermijd voorzetseluitdrukkingen 67

Voorkom overdreven beleefdheid 68

6.2 Schrijf actief 68

Lijdende vormen opsporen 70

Voorzichtig met naamwoordstijl 72

Gebruik gerust ik en wij 73

6.3 Schrijf korte, heldere zinnen 74

Houd het eerste zinsdeel kort 75

Pas op met bijzinnen 75

6.4 Schrijf vriendelijk en positief 76

Verleen service 77

Schrijf vanuit de lezer: liever u dan ik/wij 78

Omgaan met emoties: toon empathie 78

Boots een dialoog na 79

D enk mee met de lezer 79

Welke aanspreekvorm: u of je? 80

Wij of ik? 81

6.5 Pas op met afkortingen en jargon 81

7 Controleer de vormgeving en afwerking 82

7.1 Hoe zit een e-mail in elkaar? 82

E-mail en emoties 85

7.2 Hoe zit een brief in elkaar? 86

En faxberichten dan? 91

7.3 D e aanhef en adressering van e-mails en brieven 91

Wat doe je als je het geslacht of de naam van de lezer

niet kent? 93

Welke aanhef als je aan meer personen tegelijk schrijft? 93

7.4 D e adressering van een brief 93

Adresseren aan particulieren 94

7.5 Controleer de tekst op fouten 95

Schrijfwijze van telefoonnummers 95

Schrijfwijze getallen 95

Namen van afdelingen, diensten, bureaus e.d. 95

Een afwezigheidsbericht opstellen 96

8 Check je e-mails en brieven 97

1 Wat is je totaalindruk? 97

2 Is de tekst goed opgebouwd? 97

3 Zijn toon en stijl in orde? 98

4 Zijn vormgeving en afwerking in orde? 98

Bijlage: tips voor zakelijk chatten 99

Register 102